Beste relatie,
Heeft u als werkgever niets te maken met een verplichtgesteld Bedrijfstakpensioenfonds en/of een CAO met een gedetailleerde omschrijving van het pensioen? Maar heeft u wel een eigen (aanvullende) pensioenregeling? Dan is onderstaande voor u van belang.
Zoals u wellicht weet is de pensioenovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer de basis voor de pensioentoezegging. U als werkgever kunt deze overeenkomst niet zomaar eenzijdig veranderen. De basis is de Pensioenwet, en de medezeggenschap is geregeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ik hoor u denken, ik heb toch geen OR, dus daar heb ik niets mee te maken? Dat is niet helemaal waar.
Zijn er minder dan 50 werknemers, dan heeft de Sociaal Economische Raad (SER) een handreiking voor kleine werkgevers gepubliceerd, waarin wordt uitgelegd welke communicatiemomenten over pensioen er zijn, door wie en met wie. Onze overheid legt u een zorgplicht op. Het niet of onvoldoende informeren van uw werknemers over pensioen kan leiden tot aansprakelijkheid en schadeplichtigheid.
De informatie- en zorgplicht van een werkgever aan een individuele werknemer is onder ander al geregeld in de Wet Pensioencommunicatie.
In deze nieuwsbrief brengen wij in grote lijnen, de handreiking zoals de SER het heeft omschreven, onder uw aandacht.
Verplichte frequentie
U bent verplicht twee keer per jaar met de werknemers te communiceren over hun pensioen. Dat kan met alle werknemers gezamenlijk via een personeelsvergadering (PV), maar het is ook mogelijk hiervoor een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in te stellen. Sinds 1 januari 2019 zijn de medezeggenschapsrechten van de PV en PVT over de
pensioenregeling uitgebreid. Dat betekent dat u met alle werknemers om de tafel zit.
Als u 10 of meer werknemers hebt, kunt u de betrokkenheid van werknemers ook organiseren via een vertegenwoordigend orgaan. Dat is efficiënter, gaat sneller en maakt het eenvoudiger alle werknemers te bereiken. Dan stelt u een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in. Hoe dat moet, kunt u lezen in de WOR of neem contact met ons op.
Pensioentraject
Het is altijd zaak dat u een pensioentraject tijdig start. Een dergelijk traject bestaat kort samengevat uit de volgende stappen:
• U informeert de PV/PVT tijdig en indien mogelijk schriftelijk over een belangrijk besluit dat u wilt gaan nemen met betrekking tot de pensioenregeling of onderdelen daarvan;
• U verstrekt alle relevante informatie aan de PV/PVT;
• U bespreekt het voorgenomen besluit in een vergadering met de PV/PVT;
• De PV/PVT krijgt gelegenheid advies te geven over het voorgenomen besluit;
• Daarna neemt u uw besluit en deelt dit mee aan de PV/PVT.
Als u daarvoor toestemming geeft, mag de PVT een of meer deskundigen raadplegen en komen de kosten van de deskundige(n) voor uw rekening. De PV heeft dit recht niet.
De rechten
De PV/PVT heeft:
• Adviesrecht
• Informatierecht
• Initiatiefrecht
Let op, het instemmingsrecht ligt bij de individuele werknemer.
Adviesrecht
U moet de PV/PVT over veranderingen in de pensioenregeling om advies vragen. Voorwaarde hiervoor is wel dat veranderingen in de pensioenregeling ten minste 25% van de werknemers raakt.
Informatierecht
Aan de PV/PVT moet u alle gegevens over pensioen geven die de PV/PVT nodig heeft voor de vergaderingen. Als u die gegevens op schrift heeft, moet u deze gegevens schriftelijk aan de PV/PVT geven.
Initiatiefrecht
De PV/PVT kan het onderwerp pensioen zelf op de agenda (laten) plaatsen.
De Kantonrechter kan beslissen bij geschillen tussen u en de PV/PVT over naleving van het hiervoor genoemde adviesrecht, informatierecht of initiatiefrecht.
Tot slot
Pitaal houdt de vinger aan de pols, ook als het over pensioencommunicatie en informatie gaat.
Mocht u vragen hebben over de invulling van uw informatie- en zorgplicht, bel of mail ons. Het is onderdeel van onze dienstverlening u hierbij te ondersteunen en om u te allen tijde helderheid in de pensioenmaterie te verschaffen.